Lavpraktisk løsning
Vi løste problemet meget lavpraktisk. Vi flyttede fra laveste niveau og arbejdede os baglæns. Det havde den fordel, at når OneDrive gik ned – og det gjorde den ofte – så kunne vi let se, hvad vi havde flyttet over, og hvad vi endnu ikke var nået til.
Men det betød også, at vi meget ofte måtte ind og ændre i filnavne, og i visse tilfælde slette filer som OneDrive bare ikke ville anerkende. For eksempel nægter OneDrive kategorisk at synkronisere en .json-fil vi har liggende under et WordPress-tema. Årsagen kender vi ikke, men irriterende er det godt nok.
Hele processen med at flytte vores filstruktur fra Google Apps til Office 365 tog et par dage, hvor vi gik til og fra vores computer. Men da først filerne var lagt over, var de så også synkroniserede op til skyen.
Vi gik nu i gang med at tjekke, om vi kunne se alle filer på tværs af alle platforme, og det var der absolut ingen problemer med. Pludselig var vi et stort skridt nærmere mod målet. Vi fik installeret 2013-versionen af Office på vores computere (en del af Office 365-abonnementet), og på vores iOS-enheder fik vi hentet de apps, der gør det muligt at arbejde med Excel, Word, Powerpoint og ikke mindst Outlook.
Her i skrivende stund er de samme apps også dukket op til Android, og det var fantastisk at have muligheden for at arbejde med alle vores dokumenter, i velkendte programmer uanset platform. Det har Microsoft altså gjort rigtig godt.
Så kom turen til mailsystemet
Nu sad vi så længe og kiggede på vores computer. At flytte virksomhedens mailbokse er ikke en triviel opgave. Ikke alene kan det være meget problematisk hvis ikke alle mails kommer med over, dels indeholder mailboksene også kalender og kontaktpersoner.
Vi gik nu i gang med at identificere hvilke muligheder, der egentlig var for migrering og det viste sig, at der var en del.
For meget store virksomheder er det muligt at købe hjælp fra Microsoft og deres samarbejdspartnere. På den måde slipper du for gøre noget som helst, og du sikrer, at alt kommer godt over. Men det er en dyr model, så vi kiggede videre.
Der findes et par tjeneste på nettet, der, mod en mindre betaling, tilbyder at migrere dine mailbokse over. Men vi var nu ret sikre på, at der måtte være andre løsninger – gerne nogle der ikke kostede noget andet end arbejdstid.
Vi fandt nogen der hedder Code Two (http://www.codetwo.com/), som tilbyder et værktøj til migrering ganske gratis. Alt det kræver er at man opgiver dem som samarbejdspartner i Office 365. Den løsning har vi tidligere testet, og den virker – næsten altså.
Der kommer nemlig det problem, at når man kobler sådan en tjeneste op mod Google Apps og begynder at flytte data, så bliver Google småfornærmet. Når datamængden når en vis grænse, så lukker de ned, og hvis du har store mailbokse, betyder det, at du er nødt til at genstarte processen mange gange.
Den enkleste vej for små virksomheder
I vores tilfælde var det ikke vildt mange postkasser, der skulle flyttes, så vi fik den tanke, at der var en langt mere lavpraktisk løsning, nemlig at lade Outlook selv klare arbejdet for os.
På en af vores Windows-pc’er installerede vi Outlook og den lille klient, der kan synkronisere mellem Google og Outlook. I løbet af et par timer havde vi fået en .pst-fil i Outlook, der indeholdt alt lige fra mails, til kontakter, kalenderaftaler og noter.
Her er der så lige en enkelt ting, man skal tage højde for – nemlig at Google Sync som udgangspunkt kun vil tillade en mailboks på 1GB, og vores var markant større. Derfor skulle vi ind og fortælle Google Sync, at der ikke skulle være nogle begrænsninger på mailboksens størrelse.
Med alle berørte postkasser hentet ned som lokale .pst-filer, var vi klar til næste skridt – et flytte dem over til Exchange og samtidig lade vores DNS pege på Exchange som vores mailserver.
Så vi loggede på vores webhotel og ændrede MX-recorden der, og derefter loggede vi på vores lokale Outlook-klient igen (stadig på en pc, vores Mac kunne ikke bruges her, da Google Sync ikke findes i en Mac-version).
Vi slettede nu profilen med Google Sync, og satte Outlook op til at forbinde sig til vores Exchange-server. Herefter importerede vi den .pst-fil vi havde fået oprettet, og så satte vi os ellers tilbage og ventede.
