Det lyder som en simpel opgave at flytte fra en platform til en anden, og det kan det også godt være, hvis det er muligt bare at starte helt forfra – sådan er det dog ikke. Blackbelt Communications og Tech-Test har en masse historik, der skal flyttes med, både i form af mailkorrespondance og filer.
I denne første artikel i en serie, hvis længde vi endnu ikke helt kender, vil vi starte med at beskrive problemstillingerne, og i næste artikel kigger vi nærmere på den slagplan, som vi i samarbejde med Microsoft lægger for projektet.
Det skal med det samme lige siges, at vi allerede fra start er blevet informeret om, at det ikke nødvendigvis er alt, som vi kan klare alene, det kan være nødvendigt med tredjepartsløsninger eller måske endda hjælp udefra. Det tager vi dog med et smil på læben – efterhånden som udfordringerne viser sig, så skal vi nok få dem løst. Det vigtige for os er, at vi hele tiden har en operationel platform at arbejde med og på.
Derfor bliver vores Google Apps løsning heller ikke lukket ned, før Office 365 virker til vores fulde tilfredshed, bare som en ekstra sikkerhed.
Oversigt over situationen
Inden vi kan gå i gang med planlægning af hele migreringen, så skal vi lige have et overblik over situationen, som den er her og nu.
Blackbelt Communications har hele mailsystemet liggende i Google Apps, samtidig så ligger hele filstrukturen i Google Drev, lige over 20 GB data er det blevet til. Det dækker så både over filer i Blackbelt og i Tech-Test regi.
Så langt så godt. At flytte filer bør, alt andet lige, ikke være det store problem.
Tech-Test har dog ikke mailsystem liggende i Google Apps, det ligger på et webhotel og benyttes i dag som et imap-system.
Så langt for filer og mailsystem, herudover så ligger alle hjemmesiderne, to for Blackbelt Communications og en for Tech-Test, på deres seperate webhotel, og der er intet ønske om at flytte disse til Office 365.
Men det stopper ikke her. For Blackbelt Communications er en rådgivende kommunikationsvirksomhed, og det betyder, at der faktisk tjekkes et par mailsystemer yderligere.
Mail, såvel som filer, tilgås i dag fra en række forskellige systemer. Både pc, Mac, iPad og Android-smartphone, hvor filer både læses og redigeres. Samtidig benyttes alle enheder også til at uploade filer, både enkeltvis og som mapper med mange filer.
Det ønsker vi skal ske
Grunden til at skifte over til Office 365 er blandt andet tilgangen til at bruge alle Office programmerne, både installeret på enhederne, og ikke mindst i skyen, og derved sikre den samme brugeroplevelse på tværs af systemerne.
Samtidig er det væsentligt at få adgang til de kommende programmer og funktioner i Office 365, der hele tiden bliver lagt til, så som Delve, der kan hjælpe med til at holde styr på alle vores data, spredt rundt i forskellige dokumenter.
Men udover alt det nye, så er der ting, der bare skal virke. Vi skal kunne arbejde med filer på tværs af alle enheder, præcist som vi gør i dag med Google Drev. Vi skal kunne arbejde med mapper, uanset hvilken maskine vi arbejder på.
Vi ønsker også at den eksisterende filstruktur bibeholdes og ikke mindst så skal de eksisterende mappestrukturer i mailsystemerne bibeholdes, når der flyttes over til Office 365.
Som allerede tidligere sagt, så skal alle kontakter, filer, mails og kalenderaftaler (og kalendere) flyttes over i Office 365 uden tab af historik.
Endelig har vi et fromt ønske, men ikke et krav, om at vi gerne vil kunne vælge, om vi rent fysisk henter mails ned på vores enheder, eller om vi kan vælge at beholde dem i skyen (for at spare plads).
I næste artikler kigger vi på slagplanen og de ting, der skal gøres klar inden vi kan begynde på en migrering.
