TEST: Sikker filudveksling i skyen

Hvis du er ude efter et gratis system til at opbevare filer i online, så skal du ikke kigge efter ShareFile, det er som alle systemer der yder en vis service, et system der koster penge. Men alt efter om du er privat eller virksomhed, så findes der forskellige abonnementer du kan vælge – det kommer vil til lidt senere.

Da vi gik i gang med at teste ShareFile var vores første tanke, at det måtte være begrænset hvor meget nyt det egentlig kunne levere. Når alt kommer til alt så handler det jo ’bare’ om at lægge filer op i skyen, så du kan nå dem alle steder fra, ikke?

Det er naturligvis et retorisk spørgsmål, for det handler jo netop ikke bare om at lægge filer op i en onlinemappe du kan dele. Det handler om online samarbejde, og det er netop der at ShareFile viser sig at være et godt produkt.

Velkendt virkemåde

Langt hen ad vejen virker ShareFile på samme måde som f.eks. Dropbox. Når du har oprettet din konto (du kan få 30 dage gratis til at prøve systemet i), så kan du hente en lille klient ned på din computer.

På ganske samme måde som med din Dropbox, så sikrer den at de filer du lægger i en bestemt mappe, bliver synkroniseret op i skyen. Så langt så godt, den funktionalitet virker fint og ganske som forventet problemfrit.

Du kan naturligvis oprette undermapper lokalt på din computer, og disse vil også blive synkroniseret til skyen – igen ganske som Dropbox, Box og alle de andre online tjenester du kender så godt.

Avanceret kontrol i skyen

Men der hvor ShareFile virkelig skiller sig ud fra mængden, er de muligheder du har når du går online og logger ind på din konto. Der får du en række funktioner som vi ikke har set i andre fildelingstjenester.

Direkte fra betjeningspanelet kan du dele filer og foldere, men det smarte er at du kan ”bede om” en fil (Request file), så andre kan sende filer direkte til din ShareFile-konto. Filerne kan komme direkte fra andre brugeres ShareFile-konto, eller hvis de ikke har en sådan, så kan de få et ’request link’ hvorfra de kan sende filen over en sikker forbindelse til din ShareFile-konto.

Når filen er kommet frem, får du en mail der fortæller at nu er den dukket op. Og ikke nok med det, du kan endda bestemme hvor i din mappestruktur du vil have filen placeret. Det er faktisk ret genialt som samarbejdsværktøj, og en funktion vi virkelig godt kunne lide.

Hvis du har behov for det, kan du også sende og modtage mails direkte i ShareFile. Sender du en mail fra ShareFile. De mails der kommer frem er krypterede, og alt du i virkeligheden får er et link. Klik på det, og du bliver sendt til sikret side, hvor du kan læse mailen.

Sikkerhed og sikkert samarbejde i fokus

Netop sikkerheden er en af de ting som ShareFile (og Citrix) sætter i højsædet. Alt kommunikation til og fra ShareFile er krypteret, og alle filer opbevaret er naturligvis også krypterede.

Der er en meget fingranuleret kontrol over brugere og hvad de kan få adgang til, og som administrator kan du oprette brugere i det omfang du har købt rettigheder til det. Alle planer har i skrivende stund ubegrænset plads på ShareFile, men planerne er naturligvis forskellige på andre områder.

Netop fordi ShareFile virker både som en fildelingstjeneste og et mailsystem, så er der en utrolig god kontrol over brugerne på systemet. Du kan invitere kunder ind i specielle mapper og distributionsgrupper, så du ad den vej kan sikre at de får de rigtige filer og mails

Du kan også oprette arbejdsgange i ShareFile, f.eks. ”få godkendelse” eller ”få feedback”, og ud fra dem oprette deadlines og deltagere. Filer kan så tilknyttes og systemet kan så sikre, at du f.eks. får godkendelse fra chefen på et givent dokument.

ShareFile har været en fornøjelse at arbejde med, men du skal huske på at systemet så heller ikke er billigt.

En personlig konto, 1 bruger, koster 16 dollars om måneden og du skal betale for en måned up front.

Du kan også få en Team-konto, hvor der er fem medlemmer. Her ligger prisen på 60 dollars om måneden, og det vil koste 10 dollars ekstra om måneden pr. ekstra bruger.

Der er også en business-plan, der vil koste 100 dollars om måneden (også til 5 brugere), og hvor hver ekstra bruger koster 12 dollars om måneden.

Endelig er der den største konto, Virtual Data Room, til 295 kroner pr. måned. Den har lidt andre funktioner end de andre konti, og har blandt andet ikke email eller check in/out funktion.

Alle konti har nogle fælles funktioner, så som versionering, 24/7 support, synkronisering, FTP-adgang, Multi-Factor-Authentication og så videre.

Konti som den personlige plan mangler så Email-funktionaliteten, check in/out osv, vil du have den slags funktioner skal du købe en større konto.